Naša načela

Kodeks poslovnog ponašanja

Svrha ovog dokumenta je da uputi zaposlene kako da svoje ponašanje prilagode radnom okruženju, u skladu sa moralnim i profesionalnim normama i opšteprihvaćenim vrednostima.

Svrha kodeksa

Kodeks se odnosi na sve zaposlene, koji su dužni da u svom ponašanju primenjuju standarde propisane u ovom dokumentu. Prema ponašanju pojedinca donose se zaključci o celom preduzeću. Ponašanje utiče i na ukupnu radnu atmosferu i zato ponašanje pojedinca na poslu nije privatna stvar, nego predstavlja opšteprihvaćenu ličnu i profesionalnu obavezu svih zaposlenih.

Odnos prema poslu i saradnicima

U svakodnevnim situacijama na radnom mestu očekuje se ponašanje koje je u skladu sa opšteprihvaćenim pravilima pristojnog ophođenja:

• tačnost dolaska na posao i sastanke, kao i poštovanje dogovorenih rokova;
• nenapuštanje radnog mesta bez potrebe i bez najave;
• tokom radnog vremena ne obavljaju se privatni poslovi i razgovori;
• prikladno poslovno odevanje, visoki standardi lične higijene i urednosti;
• čistoća i urednost radne okoline;
• ljubazan stil komunikacije, primereno oslovljavanje, izvinjenje i ispravljanje grešaka;
• izbegavanje i aktivno sprečavanje svađa i sukoba;
• izbegavanje učestvovanja u glasinama i drugim vrstama negativne i štetne komunikacije;
• korektni odnosi među zaposlenima.

Lojalnost zaposlenih podrazumeva vođenje računa o poslovnim interesima i ciljevima na svakom mestu i u svakoj prilici, i mimo radnog vremena. Svi zaposleni dužni su da u obavljanju poslova postupaju profesionalno, odgovorno, marljivo i istrajno, nastojeći da sve teškoće na koje mogu da naiđu u radu reše na odgovarajući način, u skladu sa postupcima planiranim za tu vrstu posla.

U slučaju da zbog privremeno smanjene sposobnosti, ličnih problema ili nekog drugog razloga zaposleni ne može da odgovori svojim obavezama na poslu, dužan je da o tome obavesti direktora, koji će vanredne situacije i lične probleme u kojima se zaposleni našao nastojati da uskladi sa potrebama posla. Svi zaposleni imaju tačno definisane obaveze, odgovornosti i ovlašćenja.

Poslovna komunikacija zaposlenih obavlja se telefonom i lično. Na sve poslovne zadatke iskazane e-mailom mora se odgovoriti odmah nakon obavljenog zadatka. Svi izveštaji o poslovanju, namerama i sastancima moraju se dostaviti nadređenom u pisanom obliku. Od zaposlenih se očekuje profesionalna komunikacija neophodna za obavljanje svakog posla. Prioritet su svakako dobri odnosi sa saradnicima, poslovnim partnerima i korisnicima naših usluga. Komunikacija mora biti jasna i efikasna, a podaci koji se iznose precizni i istiniti.

Destruktivna ponašanja i svi oblici fizičkog i emocionalnog zlostavljanja najstrože su zabranjeni, jer ugrožavaju sigurnost, integritet i dostojanstvo osobe, a posledice često imaju trajni negativan učinak na pojedinca i njegovu porodicu, kao i na neposredno radno okruženje. Pretnje, vulgarno izražavanje, ispadi besa, vređanje i omalovažavanje, verbalni i fizički napadi, seksualno zlostavljanje, kao i druga nasilnička ponašanja, čine radno okruženje neodgovarajućim za kvalitetan rad i ozbiljno ugrožavaju međuljudske odnose. Svako nasilno ponašanje smatra se teškom povredom radne obaveze.

U interesu zaštite nepušača, zakonom je propisano uređivanje i obeležavanje mesta gde je pušenje dopušteno. Zaposleni pušači obavezni su da bez izuzetaka poštuju ova pravila. Unošenje alkoholnih pića u radne prostorije, konzumiranje alkohola i opijanje na radnom mestu, kao i dolazak na posao u pripitom i pijanom stanju, najstrože su zabranjeni. Takođe je zabranjeno unošenje, širenje i korišćenje svih vrsta droge i opojnih sredstava na radnom mestu. Zabranjuje se unošenje, držanje i upotreba svih vrsta oružja u radnim prostorima.

Odnos prema klijentima i poslovnim partnerima

Telefonski razgovor

U poslovnom telefonskom razgovoru uvek budite profesionalni, zainteresovani, učtivi i kratki. Prvo pravilo telefoniranja je da razgovor počnete predstavljanjem. Ne dozvolite da telefon dugo zvoni, a ukoliko se to dogodi, dugujete sagovorniku izvinjenje. Ne ostavljajte poruku da vas nazove osoba čija vam je usluga potrebna ili kojoj nudite usluge i proizvode. Odgovorite na poslovnu poruku odmah ili u najkraćem mogućem roku. Izbegavajte privatne razgovore telefonom, posebno u prisustvu stranke. Nastojte da svaki službeni razgovor završite u prijateljskom i pozitivnom tonu.

Pisma i e-pošta

Za poslovna pisma koristite memorandum. Pismo korektno naslovite: na osobu, njenu funkciju i firmu. Pismo ili e-mail potpišite punim imenom i prezimenom, funkcijom u firmi, kao i svim kontakt podacima. Na pisma i e-mailove odgovarajte odmah ili u najkraćem mogućem roku. Ukoliko je potrebno da još neko od zaposlenih bude upoznat sa primljenom ili poslatom poštom, uvek odmah prosledite e-mail toj osobi ili osobama. Ukoliko primite e-mail na koji niste u mogućnosti odmah da odgovorite ili da odradite prosleđeni zadatak (klijenta, korisnika, posetioca sajta ili zaposlenog), označite ga sebi kao nepročitan kako na njega ne biste zaboravili.

Sva komunikacija e-mailom u ime i za račun preduzeća može se vršiti isključivo i jedino sa poslovnih adresa e-pošte. Ovo uključuje komunikaciju sa klijentima i potencijalnim klijentima, ostavljanje e-mail adresa na promotivnim sajtovima i slično.

Sastanci

Pri zakazivanju sastanka jasno definišite cilj sastanka. Cilj sastanka opredeljuje i krug ljudi koji se pozivaju i koji mu prisustvuju. Pri prijemu stranaka i klijenata, zaposleni koji nisu pozvani i aktivno poslovno uključeni ne smeju da prisustvuju sastancima. Odluku o tome ko prisustvuje poslovnim sastancima donosi direktor preduzeća. Svakom zaposlenom pri prijemu stranaka potrebno je obezbediti slobodnu prostoriju (bez prisustva drugih zaposlenih) u zakazanom terminu sastanka. Ukoliko to nije moguće, zaposleni koji su sticajem okolnosti prisutni nikako i nikad ne smeju da se mešaju u poslovni razgovor ako eksplicitno nisu zamoljeni ili pitani za nešto od organizatora sastanka.

Na poslovnim sastancima nikada ne govorite o poslovima u kojima niste kompetentni i koji ne spadaju u opis vašeg radnog mesta. U poslovni sastanak uvek uključite najkompetentniju osobu (ili više njih) iz pojedinih oblasti, prema nivou znanja koja su za taj sastanak potrebna. Na sastancima se držite teme sastanka i ne pravite digresije, odnosno ne pričajte o temama koje nemaju direktne veze sa poslom koji se obavlja. Ukoliko stranka to radi, imajte razumevanja za to ukoliko je u interesu posla, ali se diskretno potrudite da vratite razgovor na poslovni nivo. Stranke za koje procenite da samo troše svoje i vaše vreme, na kulturan ali i jasan način sprečite u tome.

Odnos prema imovini

Svi zaposleni moraju da se odnose prema imovini pažljivo i odgovorno. Sva imovina može se koristiti jedino i isključivo u poslovne svrhe, u ime i za račun preduzeća. U imovinu ulaze:

• kompjuterska oprema i delovi;
• sistemi veze i telekomunikaciona oprema;
• alati, pribor i druga oprema;
• kancelarijska oprema i potrošna kancelarijska roba;
• vozila;
• softver i drugi elektronski proizvodi;
• informacije i dokumentacija;
• literatura;
• promotivni materijali.

Navedenu imovinu, ni u celini ni u delovima, nije dozvoljeno iznositi iz poslovnih prostorija preduzeća ili elektronskih skladišta (servera, baza, CD-a i sl.) bez izričitog odobrenja direktora. Iznošenje imovine, kao i njeno korišćenje u druge svrhe bez izričitog odobrenja direktora, smatraće se postupkom koji ima za cilj otuđenje opreme (krađu) ili sticanje ličnih koristi i rezultiraće najstrožim disciplinskim merama i podnošenjem krivične prijave.

Ukoliko se elektronski oblici imovine i prava (informacije, dokumentacija, softver, delovi koda i sl.) koriste na drugim mestima van preduzeća, a u ime i za račun preduzeća (po izričitom odobrenju direktora), nakon upotrebe, dorade i sl. moraju se obrisati, reinstalirati ili drugim radnjama u potpunosti onemogućiti za dalje korišćenje. Oštećenje, gubitak, nesavesno ponašanje ili bilo koji drugi postupak zaposlenog koji ima za posledicu smanjenje vrednosti ili uništavanje imovine zaposleni će nadoknaditi u punom iznosu.

Da su u potpunosti razumeli i da su saglasni sa odredbama ovog kodeksa, svojim potpisom potvrđuju direktor i zaposleni.

Zakonitost poslovanja

Poslovanje „TOP STOP AUTO” DOO mora biti usklađeno sa važećim zakonima i propisima Republike Srbije. Nije dozvoljeno podstrekavanje na nepoštovanje zakona i prikrivanje povreda zakona. U zasnivanju poslovnih odnosa i ostvarivanju prava i obaveza mora se pridržavati načela savesnosti i poštenja.

Vođenje poslovnih knjiga i sastavljanje finansijskih izveštaja mora biti u skladu sa zakonom. Pridržavamo se računovodstvenih principa i standarda i precizno i u potpunosti prenosimo finansijske informacije. Poslovne knjige moraju istinito i objektivno da prikazuju stanje imovine, kapitala i obaveza i rezultate poslovanja. Poslovne knjige i finansijski izveštaji moraju biti pripremljeni u rokovima propisanim zakonom. Zaposleni koji se bave izveštavanjem o finansijama uvek će pružati kompletne, ispravne, precizne, blagovremene i razumljive informacije u izveštajima i dokumentima koje preduzeće dostavlja ili podnosi državnim organima, kao i u drugim javnim saopštenjima.

Profesionalan odnos prema drugim privrednim subjektima i poslovnim partnerima

U poslovnim odnosima obavezno je uvažavanje i iskazivanje poštovanja. Kodeks nalaže da se ponude upućuju i da se pristupa vođenju pregovora samo ako postoji namera da se zaključi ugovor. Smatra se da nije postojala namera za zaključenje ugovora ukoliko se odustaje od zaključenja ugovora bez opravdanog razloga. Prilikom zaključenja ugovora ugovorne odredbe sačinjavaju se na način koji ne ostavlja sumnju u pogledu njihovog smisla i značenja.

Protivno je poslovnoj etici prilikom zaključenja ugovora koristiti tešku ekonomsku situaciju, pretnje, prevare ili dovođenjem u zabludu narušavati ravnopravan položaj druge ugovorne strane. Protivnim poslovnom moralu smatraće se i sastojci ugovora koji nisu u srazmeri sa poslovnim rizikom koji se ugovorom preuzima. Nisu dozvoljeni fiktivni i simulovani ugovori.

Zakonom ili ugovorom utvrđene obaveze moraju se odgovorno izvršavati. U izvršavanju obaveza postupa se sa povećanom pažnjom, prema pravilima struke i običajima - pažnjom dobrog stručnjaka. Obavezno je uzdržavanje od postupaka kojima bi se otežalo izvršenje obaveza druge strane. U slučaju spora mora postojati spremnost da se spor reši dogovorom, kako bi se poslovna saradnja nastavila. Sporovi se mogu rešavati pregovorima, posredovanjem ili mirenjem. Ukoliko se spor ne reši na neki od predviđenih načina, može se rešavati u postupku pred arbitražom ili sudom.

Profesionalan odnos prema korisnicima usluga

Obaveza „TOP STOP AUTA” je da pruži kvalitetnu, jasnu i verodostojnu informaciju potencijalnim korisnicima svojih proizvoda i usluga. Podaci o korisnicima usluga i poslovnim odnosima sa njima imaju karakter poverljivih podataka i ne mogu biti saopšteni trećim licima bez saglasnosti kupaca. Podaci o korisnicima usluga mogu biti saopšteni i bez njihove saglasnosti sudskim organima, na osnovu sudskog naloga.

Obaveza preduzeća je da razvija kvalitetnu saradnju sa korisnicima i da uredno ispunjava ugovorne obaveze. Poslovna etika nalaže da se prilikom zaključenja i izvršenja posla poštuju uobičajeni zahtevi u pogledu kvaliteta, cene ili drugih osobina proizvoda ili usluga. Privredni subjekt neće koristiti materijalnu ili nematerijalnu imovinu drugog privrednog subjekta koja je predmet ugovora bez prethodnog sporazuma ili plaćanja odgovarajuće naknade.