SVRHA KODEKSA
Svrha ovog dokumenta je da uputi zaposlene kako da svoje ponašanje prilagode radnom okruženju a u skladu sa moralnim i profesionalnim normama i opšte prihvaćenim vrednostima. Kodeks se odnosi na sve zaposlene koji su dužni da u svom ponašanju primenjuju standarde propisane u ovom dokumentu. Prema ponašanju pojedinca donose se zaključci o celom preduzeću, takodje ponašanje utiče i na ukupnu radnu atmosferu i, zato, ponašanje pojedinca na poslu nije privatna stvar nego predstavlja opšteprihvaćenu ličnu i profesionalnu obavezu svih zaposlenih.
ODNOS PREMA POSLU I SARADNICIMA
U svakodnevnim situacijama na radnom mestu očekuje se ponašanje koje je u skladu sa opšteprihvaćenim pravilima pristojnog ophođenja, tačnost dolaska na posao i sastanke, kao i poštovanje dogovorenih rokova, nenapuštanje radnog mesta bez potrebe i bez najave, tokom radnog vremena ne obavljaju se privatni poslovi i razgovori , prikladno poslovno odevanje, visoki standardi lične higijene i urednosti, čistoća i urednost radne okoline, ljubazan stil komunikacije, primereno oslovljavanje, izvinjenje i ispravljanje grešaka, izbegavanje i aktivno sprečavanje svađa i sukoba, izbegavanje učestvovanja u glasinama i drugim vrstama negativne i štetne komunikacije, odnosi među zaposlenim treba da budu korektni. Lojalnost zaposlenih podrazumeva vodjenje računa o poslovnim interesima i ciljevima na svakom mestu i u svakoj prilici i mimo radnog vremena. Svi zaposleni su dužni da u obavljanju poslova postupaju profesionalno, odgovorno, marljivo i istrajno, nastojeći da sve teškoće na koje mogu da naiđu u radu reše na odgovarajući način koji je u skladu sa postupcima planiranim za tu vrstu posla. U slučaju da zbog privremeno smanjene sposobnosti, ličnih problema, ili nekog drugog razloga zaposleni ne može da odgovori svojim obavezama na poslu, dužan je o tome da obavesti direktora koji će vandredne situacije i lične probleme u kojima se našao zaposleni nastojati da uskladi sa potrebama posla. Svi zaposleni imaju tačno definisane obaveze, odgovornosti i ovlašćenja.
Poslovna komunikacija zaposlenih se obavlja telefonom, licno. Na sve poslovne zadatke iskazane mail-om, mora se odmah nakon obavljenog zadatka odgovoriti. Svi izvestaji o poslovanju, namerama, sastancima moraju se dostaviti nadredjenom u pisanom obliku. Od zaposlenih se očekuje profesionalna komunikacija neophodna za obavljanje svakog posla. Prioritet su svakako dobri odnosi sa saradnicima, poslovnim partnerima i korisnicima naših usluga. Komunikacija mora biti jasna i efikasna, a podaci koji se iznose precizni i istiniti. Destruktivna ponašanja svi oblici fizičkog i emocionalnog zlostavljanja najstrože su zabranjeni jer ugrožavaju sigurnost, integritet i dostojanstvo osobe, a posledice često imaju trajni negativan učinak na pojedinca i njegovu porodicu, kao i neposredno radno okruženje. Pretnje, vulgarno izražavanje, ispadi besa, vređanje i omalovažavanje, verbalni i fizički napadi, seksualno zlostavljanje, kao i druga nasilnička ponašanja, čine radno okruženje neodgovarajućim za kvalitetan rad i ozbiljno ugrožavaju međuljudske odnose. Svako nasilno ponašanje smatra se teškom povredom radne obaveze. U interesu zaštite nepušača, zakonom je propisano uređivanje i obeležavanje mesta gde je pušenje dopušteno. Zaposleni pušači obavezni su da bez izuzetaka poštuju ova pravila. Unošenje alkoholnih pića u radne prostorije, konzumiranje alkohola i opijanje na radnom mestu, kao i dolazak na posao u pripitom i pijanom stanju najstrože su zabranjeni. Takođe je zabranjeno unošenje, širenje i korišćenje svih vrsta droge i opojnih sredstava na radnom mestu. Zabranjuje se unošenje, držanje i upotreba svih vrsta oružja u radnim prostorima.
ODNOS PREMA KLIJENTIMA I POSLOVNIM PARTNERIMA
U poslovnom telefonskom razgovoru uvek budite profesionalni, zainteresovani, učtivi i kratki. Prvo pravilo telefoniranja je da razgovor počnete predstavljanjem,ne dozvoliti da telefon dugo zvoni, a ukoliko se to dogodi dugujete sagovorniku izvinjenje. Ne ostavljajte poruku da vas nazove osoba čija vam je usluga potrebna ili kojoj nudite usluge i proizvode. Odgovorite na poslovnu poruku odmah ili u najkraćem mogućem roku. Izbegavajte privatne razgovore telefonom, posebno u prisustvu stranke. Nastojte da svaki službeni razgovor završite u prijateljskom i pozitivnom tonu. Za poslovna pisma koristite memorandum. Pismo korektno naslovite, na osobu, njenu funkciju i firmu. Pismo ili e-mail potpisite punim imenom i prezimenom, funkcijom u firmi, kao i svim kontakt podacima. Na pisma i e-mail-ove odgovarajte odmah ili u najkraćem mogućem roku. Ukoliko je potrebno da još neko od zaposlenih bude upoznat sa primljenom ili poslatom poštom uvek forvardujte e-mail toj (tim) osobi odmah. Ukoliko primite e-mail na koji niste u mogućnosti odmah odgovoriti ili odraditi prosledjen zadatak (klijenta, korisnika, posetioca sajta ili zaposlenog) označite ga sebi kao ne pročitanog kako na njega ne biste zaboravili. Sva komunikacija mail-om može se u ime i za račun vršiti isključivo i jedino sa poslovnih mail-ova (Ova adresa el. pošte je zaštićena od spambotova. Omogućite JavaScript da biste je videli.). Ovo uključuje komunikaciju sa klijentima i potencijalnim klijentima, ostavljanje mail-ova na promotivnim sajtovima i sl.
Pri zakazivanju sastanak jasno se definišite cilj sastanka. Cilj sastanka opredeljuje i krug ljudi koji se pozivaju i koji mu prisustvuju. Pri prijemu stranaka i klijenata, zaposleni koji nisu pozvani i aktivno poslovno uključeni ne smeju da prisustvuju sastancima. Odluku o tome ko prisustvuje poslovnim sastancima, donosi direktor preduzeća. Svakom zaposlenom pri prijemu stranaka potrebno je obezbediti slobodnu prostoriju (bez prisustva drugih zaposlenih) u zakazanom terminu sastanka. Ukoliko to nije moguće zaposleni koji su sticajem okolnosti prisutni nikako i nikad ne smeju da se mešaju u poslovni razgovor ako eksplicitno nisu zamoljeni ili pitani za nešto od organizatora sastanka. Na poslovnim sastancima nikada ne govorite o poslovima u kojima niste kompententni i koji ne spadaju u opis vašeg radnog mesta. U poslovni sastanak uvek uključite najkompententniju osobu (ili više) iz pojedinih oblasti prema nivou znanja koja su za taj sastanak potrebna. Na sastancima se držite teme sastanka i ne pravite digresije, odnosno ne pričajte o temama koje nemaju direktne veze sa poslom koji se obavlja. Ukoliko stranka to radi, imajte razumevanja za to ukoliko je to u interesu posla, ali diskretno se potrudite da vratite razgovor na poslovni nivo. Stranke za koje procenite da samo troše svoje i vaše vreme, na kulturan ali i jasan način sprečite u tome.
ODNOS PREMA IMOVINI
Svi zaposleni moraju da se odnose prema imovini pažljivo i odgovorno. Sva imovina može se koristiti jedino i isključivo u poslovne svrhe u ime i za račun. U imovinu ulaze: Kompjuterska oprema i delovi, Sistemi veze i telekomunikaciona oprema, Alati, pribor i druga oprema, Kancelarijska oprema i potrošna kancelarijska roba, Vozila, Softver i drugi elektronski proizvodi, Informacije i dokumentacija, Literatura, Promotivni materijali. Navedenu imovinu u celini a ni u delovima nije dozvoljeno iznositi iz poslovnih prostorija preduzeća ili elektronskih skladišta (servera, baza, cd-a, i sl.) bez izričitog odobrenja direktora. Iznošenje imovine kao i njeno korišćenje u druge svrhe bez izričitog odobrenja direktora će se smatrati za postupak koji ima za cilj otudjenje opreme (kradju) ili sticanje ličnih koristi i rezultiraće najstrožijim disciplinskim merama i podnošenjem krivične prijave. Ukoliko se elektronski oblici imovine i prava (informacije, dokumentacija, softver, delovi koda i sl.) koriste na drugim mestima van a u ime i za račun (a po izričitom odobrenju direktora), nakon upotrebe, dorade i sl. moraju se obrisati, reinstalirati ili drugim radnjama u potpunosti onemogućiti njihovo dalje korišćenje. Oštećenje, gubitak, nesavesno ponašanje ili bilo koji drugi postupak zaposlenog koji ima kao posledicu smanjenje vrednosti ili uništavanje imovine će se od zaposlenog nadoknaditi u punom iznosu. Da je u potpunosti razumeo i da je saglasan sa odredbama ovog Kodeksa svojim potpisom potvrdjuje direktor I zaposleni.
ZAKONITOST POSLOVANJA
Poslovanje “TOP STOP AUTO” DOO mora biti usklađeno sa važećim zakonima i propisima Republike Srbije. Nije dozvoljeno podstrekavanje na nepoštovanje zakona i prikrivanje povreda zakona. U zasnivanju poslovnih odnosa i ostvarivanju prava i obaveza mora da se pridržava načela savesnosti i poštenja. Vođenje poslovnih knjiga i sastavljanje finansijskih izveštaja mora biti u skladu sa zakonom, da se pridržavamo računovodstvenih principa i standarda, da precizno i u potpunosti prenosimo finansijske informacije, poslovne knjige moraju istinito i objektivno da prikazuju stanje imovine, kapitala i obaveza i rezultate poslovanja. Poslovne knjige i finansijski izveštaji moraju biti pripremljeni u rokovima propisanim zakonom. Zaposleni koji se bave izveštavanjem o finansijama uvek će pružati kompletne, ispravne, precizne, blagovremene i razumljive informacije u izveštajima i dokumentima koje preduzece dostavlja ili podnosi državnim organima kao i u drugim javnim saopštenjim.
PROFESIONALAN ODNOS PREMA DRUGIM PRIVREDNIM SUBJEKTIMA I POSLOVNIM PARTNERIMA
U poslovnim odnosima obavezno je uvažavanje i iskazivanje poštovanja. Kodeks nalaže da se ponude upućuju i da se pristupa vođenju pregovora samo ako postoji namera da zaključi ugovor. Smatra se da nije postojala namera za zaključenje ugovora ukoliko se odustaje od zaključenja ugovora bez opravdanog razloga. Prilikom zaključenja ugovora ugovorne odredbe se sačinjavaju na način koji ne ostavlja sumnju u pogledu njihovog smisla i značenja. Protivno je poslovnoj etici prilikom zaključenja ugovora koristiti tešku ekonomsku situaciju, pretnje, prevare ili dovođenjem u zabludu narušavati ravnopravan položaj druge ugovorne strane. Protivnim poslovnom moralu smatraće se i sastojci ugovora koji nisu u srazmeri sa poslovnim rizikom koji se ugovorom preuzima. Nisu dozvoljeni fiktivni i simulovani ugovori. Zakonom ili ugovorom utvrđene obaveze moraju se odgovorno izvršavati. U izvršavanju obaveza postupa se sa povećanom pažnjom, prema pravilima struke i običajima - pažnjom dobrog stručnjaka. Obavezno je uzdržavanje od postupaka kojima bi se otežalo izvršenje obaveza druge strane. U slučaju spora mora postojati spremnost da se spor reši dogovorom, kako bi se poslovna saradnja nastavila. Sporovi se mogu rešavati pregovorima, posredovanjem ili mirenjem. Ukoliko se spor ne reši na neki od predviđenih načina, može se rešavati u postupku pred arbitražom ili sudom.
PROFESIONALAN ODNOS PREMA KORISNICIMA USLUGA
Obaveza “TOP STOP AUT-A” je da pruži kvalitetnu, jasnu i verodostojn informaciju potencijalnim korisnicima svojih proizvoda i usluga. Podaci o korisnicima usluga i poslovnim odnosima sa njima imaju karakter poverljivih podataka i ne mogu biti saopšteni trećim licima bez saglasnosti kupaca. Podaci o korisnicima usluga moru biti saopšteni i bez njihove saglasnosti sudskim organima na osnovu sudskog naloga. Obaveza preduzeca je da razvija kvalitetnu saradnju sa i da uredno ispunjava ugovorne obaveze. Poslovna etika nalaže da se prilikom zaključenja i izvršenja posla poštuju uobičajeni zahtevi u pogledu kvaliteta, cene ili drugih osobina proizvoda ili usluga. Privredni subjekt neće koristiti materijalnu ili nematerijalnu imovinu drugog privrednog subjekta koja je predmet ugovora bez prethodnog sporazuma ili plaćanja odgovarajuće naknade
